Come calcolare l'indennità giornaliera per i viaggi d'affari. Un esempio di calcolo dell'indennità giornaliera per un viaggio d'affari all'estero e all'interno della Federazione Russa. Viaggio d'affari a residenza permanente

Le spese di viaggio giornaliere comprendono alloggio, viaggio, pasti e altre spese indicate nel contratto collettivo. Per ridurre la base imponibile, l’indennità giornaliera non dovrebbe superare i 700 rubli quando si viaggia in Russia e i 2.500 rubli quando si viaggia all’estero.

Spese di viaggio giornaliere: tipologie di caratteristiche

Quasi tutte le organizzazioni inviano i propri dipendenti in viaggio d'affari, se necessario. Allo stesso tempo, l'azienda garantisce al proprio dipendente la conservazione del lavoro principale, della posizione ricoperta, del guadagno medio e del rimborso di tutte le spese sostenute durante il viaggio. Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, art. 168 tali spese sono spese di viaggio.

Le spese di viaggio sono interamente rimborsate dall'organizzazione. Le spese di viaggio d'affari includono:

Diaria – spese per i bisogni personali di base (trovare alloggio, cibo).
Abbonamenti di viaggio – rimborso delle spese di viaggio (ma non dei taxi), biglietteria, biancheria da letto durante il viaggio.
Assumere – affittare un alloggio, prenotare.
Altri costi comprendono chiamate aziendali, Internet, telegrafo, servizi bancari e postali.

Le spese elencate si riflettono nel contratto collettivo della società o impresa. Questo accordo viene utilizzato per la tassazione preferenziale (reddito meno spese).

nutrizione;
servizi forniti a titolo oneroso, in albergo, presso il luogo di residenza del dipendente;
utilizzo dei servizi di altre società specificate nel contratto.

Le spese di viaggio elencate nel documento locale sono documentate dai dipendenti.

Reportistica di viaggio: documentazione obbligatoria

Il pagamento per i viaggi d'affari viene effettuato sulla base di un determinato insieme di documenti.

Prima di mandare in viaggio un dipendente, l’azienda rilascia:

piano carriera;
per organizzare un viaggio d'affari;
documento di viaggio con indicazione dell’orario di partenza del dipendente.

Al termine del viaggio, il dipendente presenta entro 3 giorni i seguenti rapporti al reparto contabilità dell'organizzazione:

Per confermare le spese durante un viaggio d'affari, è necessario fornire un determinato elenco di documenti in modo che, in caso di superamento del pagamento anticipato, il dipendente dell'azienda venga rimborsato delle sue spese, come previsto dal contratto collettivo.

Spese di viaggio in contabilità

Nel calcolare l'importo da pagare, viene innanzitutto determinato con l'indicatore principale: la durata della permanenza del dipendente durante il viaggio. In questo caso l'orario di inizio del viaggio d'affari è il giorno della partenza verso la destinazione (compreso il viaggio verso la stazione, la stazione ferroviaria o l'aeroporto). Di conseguenza, la fine del viaggio coincide con il giorno in cui il dipendente ha iniziato la sua attività principale.
Tenendo conto della durata del viaggio d'affari, viene determinato il numero di giorni in cui il dipendente ha dovuto lavorare in un luogo permanente per un determinato periodo di tempo.

Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, le indennità di viaggio vengono pagate tenendo conto dello stipendio medio, calcolato sulla base dello stipendio ufficiale dell'anno precedente, che può essere inferiore all'effettiva remunerazione materiale.

Per legge, un'impresa ha il diritto di ripristinare l'importo salariale perduto, sulla base dei documenti interni dell'azienda e del contratto collettivo. Cioè, al dipendente viene garantito uno stipendio medio obbligatorio e il pagamento aggiuntivo viene effettuato sulla base degli atti locali dell'organizzazione. Spesso i datori di lavoro pagano la massima indennità di viaggio possibile, perché nessuno ha il diritto di violare i diritti del viaggiatore.

Retribuzione del fine settimana: indennità giornaliera

Se un dipendente si riposa durante un viaggio d'affari nei giorni festivi o nei fine settimana, il suo stipendio medio non viene trattenuto. Se, sulla base di un ordine, deve adempiere ai suoi doveri ufficiali, ha diritto a un compenso pari a 2 volte o una volta, ma con tempo libero aggiuntivo. Anche il tempo trascorso in viaggio viene pagato il doppio.

Per quanto riguarda le indennità giornaliere, queste vengono determinate sulla base delle normative locali dell'azienda. Se la loro dimensione supera i 700 rubli quando viaggiano in Russia e i 2.500 rubli quando viaggiano all'estero, sono soggetti a tassazione.

Le spese documentate per l'alloggio e il viaggio vengono rimborsate integralmente; in assenza di ricevute, vengono rimborsate al costo normale o nominale. Vengono inoltre pagate le spese aggiuntive legate al completamento delle attività assegnate al dipendente. Il rimborso per spese di questo tipo non è considerato reddito e pertanto non è soggetto a tassazione.

Le spese personali presentate in fatture separate vengono pagate con l'indennità giornaliera. Un'impresa può, di propria iniziativa, rimborsare un dipendente per tali spese, ma solo soggetto alla ritenuta d'imposta sul reddito delle persone fisiche.
Il pagamento delle spese di viaggio, salvo i casi previsti dalla legge, non è soggetto ai contributi previdenziali, unificato sociale. Il datore di lavoro può detrarre tale importo dal reddito imponibile.

Viaggio d'affari all'estero: calcolo e registrazione

Ciascuna impresa fissa l'importo dell'indennità giornaliera in modo indipendente, mentre gli enti statali lo stabiliscono sulla base di regolamenti. La norma: 2.500 rubli vengono utilizzati solo per ridurre la tassazione. Il superamento di tale limite comporta un aumento dell'imposta sul reddito personale per il dipendente e l'impossibilità di ridurre la base imponibile sul reddito per l'impresa.

Nel determinare l'importo dell'indennità giornaliera, è necessario dividere il tempo trascorso dal cittadino nella Federazione Russa e all'estero. Il risarcimento per ciascun periodo viene calcolato separatamente, perché all'interno del nostro stato i pagamenti vengono effettuati in rubli equivalenti e all'esterno nella valuta del paese in cui è stato inviato il dipendente.

Per determinare con precisione i periodi, vengono utilizzati i segni sul passaporto internazionale. Allo stesso tempo, il giorno della partenza all'estero si riferisce agli standard di indennità giornaliera previsti per i viaggi all'estero, mentre il giorno dell'arrivo si applicano gli standard russi. Se, quando si trasferiscono all'estero, non inseriscono contrassegni sui loro passaporti, verranno utilizzate le informazioni dei loro biglietti di viaggio. Se un dipendente visita più paesi in un giorno, viene applicata la tariffa ufficiale dell'indennità giornaliera per il viaggio verso la destinazione.

Separatamente vengono presi in considerazione i viaggi di lavoro di durata non superiore a 24 ore, per i quali i giorni di partenza e di ingresso sono identici. In tali circostanze viene utilizzata la metà dell'indennità giornaliera stabilita per l'estero.

Non dobbiamo dimenticare la differenza di tariffa nel determinare le indennità giornaliere per rispettare lo standard stabilito. Poiché la Banca Centrale Russa, quando tiene conto dei movimenti nella valuta di un paese straniero, regola la determinazione del suo equivalente in rubli al momento dell'emissione dei fondi e al momento della fornitura di rapporti anticipati. Al momento del pagamento, l'importo ricalcolato deve essere inferiore a 2.500 rubli e, all'arrivo e alla fornitura dei documenti necessari, deve superarlo.

Inoltre, l’azienda rimborsa al dipendente spese quali:

ottenere un visto, passaporto straniero;
ottenere un'assicurazione quando si viaggia all'estero;
conversazioni telefoniche;
commissioni per ricevere denaro tramite assegni, cambio valuta;
trasporto bagagli fino a 30 kg;
altri costi concordati con l'alta direzione.

Al rientro da un viaggio d'affari entro 10 giorni è necessario presentare un rapporto dettagliato, al quale dovranno essere allegati i seguenti documenti: ricevute, copie delle pagine del passaporto internazionale con contrassegni doganali, un rapporto accurato. Il saldo dei fondi contabili viene restituito alla cassa dell'organizzazione o la spesa eccessiva dell'anticipo emesso viene rimborsata al dipendente.

Le spese giornaliere di viaggio sono stabilite dalla società in modo indipendente. Ma per ridurre le tasse non possono superare i 700 rubli per i viaggi locali e i 2.500 rubli per i viaggi all’estero. Per rimborsare i pagamenti, viene fornito un rendiconto finanziario, sulla base del quale al dipendente vengono rimborsati i fondi spesi per scopi aziendali.

In contatto con

Il contabile ha ricevuto per approvazione un progetto di atto normativo locale - norme sul distacco dei lavoratori. Il contabile dovrà analizzare se in esso si riflettono tutti gli aspetti relativi alle spese dei dipendenti distaccati. Ciò vale non solo per viaggio e soggiorno, ma anche per le indennità giornaliere; ricordiamo che quest'ultima è determinata dall'azienda a propria discrezione", ma quanto più chiaramente verranno formalizzate le disposizioni sulle indennità giornaliere, tanto minori saranno i problemi con dipendenti

27.09.2012
Rivista “Contabilità. Semplice, chiaro, pratico"

Cosa seguire

1. Codice del lavoro della Federazione Russa.

2. Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari (approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749).

L'azienda è tenuta a rimborsare al dipendente distaccato le spese di viaggio e alloggio, nonché a pagare l'indennità giornaliera (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa) per ogni giorno in cui è in viaggio d'affari (clausola 11 del regolamento 2). La procedura per il loro pagamento e gli importi sono fissati nel contratto collettivo o nell'atto locale dell'azienda. Ad esempio, nel Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti, approvato con ordinanza del direttore generale della società. In questo documento è ragionevole indicare l'importo dell'indennità giornaliera su cui il dipendente ha diritto di contare. Per fare ciò, è possibile utilizzare la seguente formulazione:

Durante il viaggio d'affari, compreso il tragitto di andata e ritorno, al dipendente viene corrisposta un'indennità giornaliera per ogni giorno del viaggio d'affari. L'indennità giornaliera è di 800 rubli.

In pratica, il pagamento delle indennità giornaliere dà luogo a numerose controversie tra aziende e dipendenti. Considereremo le situazioni più urgenti e offriremo opzioni per soluzioni corrette.

NON È NECESSARIO RICHIEDERE DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI

SITUAZIONE

Il regolamento sui viaggi d'affari prevede che al ritorno da un viaggio d'affari i dipendenti siano tenuti a presentare alla contabilità i documenti attestanti le spese delle indennità giornaliere. Ad esempio, assegni e ricevute di bar e negozi.

SOLUZIONE

L’azienda ha stabilito requisiti non necessari per i dipendenti. Non sono tenuti a dichiarare come hanno speso la loro indennità giornaliera. Spieghiamo perché.

Ogni azienda stabilisce autonomamente l'importo dell'indennità giornaliera; non esistono restrizioni al suo importo. In altre parole, l'azienda ha il diritto di decidere quanto pagare al dipendente per un viaggio d'affari (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Ma l'azienda non ha il diritto di richiedere ai dipendenti una relazione sulla spesa di tale importo. A differenza, ad esempio, delle spese di viaggio e alloggio.

I funzionari fiscali sono giunti alla conclusione che non è necessario confermare le indennità giornaliere con assegni, ricevute o altri documenti di spesa (lettera del Servizio fiscale federale russo del 3 dicembre 2009 n. 3-2-09/362). Gli esperti del Ministero delle Finanze russo condividono la stessa opinione (lettera dell'11 novembre 2011 n. 03-03-06/1/741).

Di conseguenza, dal Regolamento sui viaggi d'affari possiamo tranquillamente escludere la frase relativa alla conferma documentale obbligatoria delle spese delle indennità giornaliere.

TIENI SOLO A MENTE

In una delle loro lettere, le autorità fiscali hanno concluso che il dipendente è obbligato a presentare al reparto contabilità i documenti che confermano le spese giornaliere (lettera del Servizio fiscale federale russo per Mosca del 24 marzo 2009 n. 16-15/026454). Tuttavia, i funzionari hanno presto cambiato la loro posizione. La lettera del Servizio fiscale federale russo del 3 dicembre 2009 n. 3-2-09/362 afferma che non sono richiesti documenti giustificativi.

UN VIAGGIO DI LAVORO DI UN GIORNO NON PUÒ ESSERE PAGATO

SITUAZIONE

Il viaggio d'affari del dipendente dura un giorno. Inoltre, il Regolamento sui viaggi d'affari prevede che ai dipendenti venga corrisposta un'indennità giornaliera anche per viaggi d'affari di un giorno.

SOLUZIONE

Diciamo subito che per i viaggi di lavoro di un giorno non è necessario pagare la diaria. Il fatto è che il pagamento dell'indennità giornaliera è subordinato al fatto che il lavoratore risieda fuori del suo luogo di residenza permanente per più di 24 ore. Di conseguenza, se il viaggio d'affari è durato meno di un giorno, il dipendente non ha formalmente diritto all'indennità giornaliera. Questa conclusione deriva, in particolare, dalla decisione della Corte Suprema della Federazione Russa del 4 marzo 2005 n. GKPI 05-147.

Inoltre, durante un viaggio d'affari in una zona dalla quale il dipendente ha la possibilità di tornare al luogo di residenza permanente, non viene pagata nemmeno l'indennità giornaliera (clausola 11 del regolamento 2).

Tuttavia l’azienda può accogliere i dipendenti e pagare l’indennità giornaliera anche per viaggi d’affari di un giorno. Ciò non è vietato, tuttavia, il carico fiscale aumenterà.

Il fatto è che l'importo dell'indennità giornaliera per i viaggi d'affari di un giorno non può essere incluso nelle spese nel calcolo dell'imposta sul reddito (lettera del Servizio fiscale federale russo per Mosca del 10 febbraio 2006 n. 20-12/11312). Inoltre, le autorità fiscali richiedono il pagamento dell'imposta sul reddito personale sulle indennità giornaliere di un giorno (lettera del Servizio fiscale federale russo per Mosca del 07/05/09 n. 20-15/3/045313). Chiedono il pagamento dell'imposta sul reddito delle persone fisiche, nonostante il parere dei giudici. Ritengono che i lavoratori non generino alcun reddito (determinazione della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 22 settembre 2008 n. 8253/08).

Se l'azienda è disposta a pagare l'indennità giornaliera per viaggi d'affari di un giorno, nel regolamento sui viaggi d'affari può essere specificato quanto segue:

In caso di distacco inferiore a un giorno di calendario, l'indennità giornaliera viene pagata secondo la procedura generale.

Se l'azienda non vuole pagare per viaggi d'affari di un giorno, nel Regolamento sui viaggi d'affari puoi scrivere quanto segue:

Se un dipendente viene inviato in un'area da dove ha la possibilità di tornare al luogo di residenza permanente, la diaria non viene pagata.

IL GIORNO DI PARTENZA È COMPRESO NELLA DURATA DEL VOSTRO VIAGGIO

SITUAZIONE

Un dipendente parte per un viaggio d'affari in aereo. Il suo volo è alle 00:05 di notte. Il Regolamento sui viaggi d'affari non dice quale giorno in questo caso debba essere considerato il giorno di partenza per un viaggio d'affari.

SOLUZIONE

Il giorno di inizio del viaggio d’affari di un dipendente è la data in cui l’aereo parte dalla località in cui ha sede l’azienda. Quando l'aereo parte prima delle 24:00 comprese, il giorno della partenza viene considerato il giorno corrente e dalle 00:00 in poi il giorno successivo. Inoltre, se l'aeroporto si trova fuori dall'area popolata, il tempo necessario per raggiungerlo è incluso nel periodo del viaggio d'affari (clausola 4 del Regolamento 2).

Pertanto, se la partenza è prevista per le 00:05 di notte, la data di inizio del viaggio d'affari sarà il giorno precedente. Infatti, secondo le condizioni per la registrazione dei passeggeri sui voli, il passeggero deve presentarsi al check-in almeno 30 minuti prima della partenza. Inoltre, è necessario aggiungere il tempo di viaggio per l'aeroporto. Pertanto, per il giorno in cui parte per l'aeroporto, il lavoratore ha diritto anche a un'indennità giornaliera. Ciò può essere sancito, ad esempio, nel Regolamento sui viaggi d'affari con la seguente formulazione:

Se una stazione, un molo o un aeroporto si trova al di fuori di un'area popolata, il periodo di viaggio comprende il tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto. La data di inizio del viaggio d'affari è il giorno della partenza verso il luogo di partenza del trasporto.

UNA CASA BUSINESS NON INFLUISCE SULL'INDENNITÀ GIORNALIERA

SITUAZIONE

Il dipendente viene inviato nella città in cui è registrato. Allo stesso tempo, il Regolamento sui viaggi d'affari stabilisce che le indennità giornaliere rappresentano un risarcimento per il dipendente per le spese aggiuntive legate alla vita fuori dal luogo di residenza.

SOLUZIONE

Le indennità giornaliere, infatti, rappresentano un risarcimento al dipendente per le spese legate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Inoltre, il pagamento delle indennità giornaliere dipende dal luogo in cui il dipendente viene inviato in viaggio d'affari. Quando si reca in una zona dalla quale il lavoratore può ritornare al suo luogo di residenza, l'indennità giornaliera non viene pagata (cifra 4 del regolamento 2). Logicamente risulta che durante il tuo soggiorno nella tua città natale non hai diritto all'indennità giornaliera. Tuttavia, non tutto è così semplice.

I dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari per ordine del datore di lavoro per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente. In questo caso, il luogo di lavoro permanente è considerato la sede dell'azienda. Pertanto, se il dipendente lascia il luogo di lavoro per portare a termine l'incarico, dovrà essere corrisposta l'indennità giornaliera. Il fatto che l'incarico di lavoro venga svolto nella città in cui il lavoratore è iscritto non lo priva del diritto alla diaria.

Anche i funzionari confermano questo approccio. Sono convinti che, al momento della decisione sul pagamento dell'indennità giornaliera, per luogo di residenza permanente debba intendersi il luogo di residenza nella zona in cui si trova l'azienda datrice di lavoro (lettera del Ministero della sanità e dello sviluppo sociale della Russia del marzo 30, 2009 n. 22-2-1100). Ciò significa che anche quando si reca nella propria città natale, il dipendente dovrà pagare la diaria. Per evitare controversie, il viaggio d'affari a casa non incide sull'indennità giornaliera a questo proposito, non dimenticare di inserire la seguente frase nel Regolamento sui viaggi d'affari:

Ai fini del presente Regolamento, per luogo di lavoro a tempo indeterminato si intende la sede del datore di lavoro indicata nel contratto di lavoro con il lavoratore.

QUANDO L'INDENNITÀ GIORNALIERA VIENE PAGATA IN VALUTA

SITUAZIONE

L'azienda manda un dipendente all'estero. Tuttavia, il Regolamento sui viaggi d'affari non dice nulla sui viaggi d'affari al di fuori della Federazione Russa.

SOLUZIONE

Le indennità giornaliere in valuta estera per viaggi d'affari al di fuori della Federazione Russa sono pagate al dipendente negli importi determinati dal contratto collettivo o dai regolamenti locali (parti 16, 17 del regolamento 2). Ciò significa che il regolamento sui viaggi d'affari intraaziendali deve stabilire anche l'importo dell'indennità giornaliera per ogni giorno di viaggio d'affari all'estero. L’azienda non ha dimensioni limitate. Ad esempio, potrebbero essere gli stessi dei viaggi d'affari all'interno della Federazione Russa. Vale anche la pena prenotare la valuta in cui viene pagata l'indennità giornaliera:

Quando viaggia al di fuori della Federazione Russa, al dipendente viene versata l'indennità giornaliera nella valuta nazionale del paese di residenza del dipendente o in una valuta liberamente convertibile.

OPINIONE DI UN ESPERTO

DISPOSIZIONI SUL VIAGGIO - E' COMODO E UTILE

Sofia Gromova,

avvocato nello studio di diritto del lavoro della holding del personale "ANKOR"

I benefici materiali derivanti dai prestiti concessi per l'acquisto di alloggi non sono considerati reddito (sottoclausola 1, clausola 1, articolo 212 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Cioè, lo scopo "abitativo" dell'emissione di un prestito deve essere inizialmente indicato nel contratto.

La regolamentazione sui viaggi d'affari non è un atto normativo locale obbligatorio per l'azienda. Per pagare l'indennità giornaliera a un dipendente, nonché per rimborsare altre spese relative ai viaggi di lavoro, è sufficiente un ordine del dirigente. Allo stesso tempo, il Regolamento sui viaggi d'affari è conveniente in quanto si tratta di un unico documento che contiene tutte le caratteristiche associate al viaggio d'affari dei dipendenti di una particolare organizzazione.

Inoltre, le norme sui viaggi d'affari possono prevedere condizioni più favorevoli per i lavoratori rispetto alla legge. Pertanto, potrà essere stabilito un importo maggiorato dell'indennità giornaliera, nonché l'importo dell'indennità spettante al lavoratore distaccato per le spese di prenotazione e locazione dell'alloggio.

Inoltre, in caso di domande relative ai viaggi di lavoro, ciascun dipendente può fare riferimento in qualsiasi momento al Regolamento e chiarire questo o quel punto.

Lyudmila

Qual è l'indennità giornaliera minima? Ci pagano 100 rubli, andiamo in viaggio d'affari sul treno “salute” per 10-14 giorni, lavoriamo e viviamo sul treno.

I costi associati ai viaggi d'affari all'estero hanno caratteristiche proprie rispetto ai viaggi d'affari nazionali. Queste caratteristiche sono dovute principalmente al fatto che i viaggi d'affari all'estero richiedono costi aggiuntivi (registrazione di un passaporto straniero, visti, assicurazione medica obbligatoria, tasse consolari). Inoltre, molte spese vengono effettuate in valuta estera, il che significa che nella contabilità e nella contabilità fiscale si verificano differenze di cambio. In questo articolo ti spiegheremo come calcolare correttamente l'indennità giornaliera per viaggi d'affari all'estero e come tenere conto delle differenze di cambio se l'anticipo viene rilasciato a un dipendente in valuta estera (in rubli).

Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari

Sono stabilite le regole per l'invio di dipendenti dell'azienda in viaggio d'affari nel territorio sia della Federazione Russa che di paesi stranieri Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari(Ulteriore - Posizione).

Secondo questo documento, i dipendenti vengono inviati in viaggio d’affari in base alla decisione del datore di lavoro di svolgere un incarico ufficiale per un certo periodo di tempo al di fuori del luogo di lavoro permanente ( clausola 3). In questo caso, la durata del viaggio d'affari è stabilita dal datore di lavoro, tenendo conto del volume, della complessità e di altre caratteristiche dell'incarico ufficiale ( clausola 4).

In virtù di articolo 11 del Regolamento i lavoratori distaccati ricevono un compenso:

spese di viaggio e noleggio;
spese aggiuntive associate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente (per diem);
altre spese sostenute dal dipendente con il permesso del capo dell'organizzazione.

Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari nel territorio di uno stato estero, viene fornito un compenso aggiuntivo ( articolo 23 del Regolamento):

spese per l'ottenimento di passaporti stranieri, visti e altri documenti di viaggio;
tasse consolari e aeroportuali obbligatorie;
tasse per il diritto di ingresso o di transito dei veicoli a motore;
spese per l'ottenimento dell'assicurazione sanitaria obbligatoria;
altri pagamenti e commissioni obbligatori.

Tutte le spese elencate vengono prese in considerazione nel calcolo della base imponibile per l'imposta sul reddito pag. 12 comma 1 art. 264 Codice Fiscale della Federazione Russa.

La procedura e l'importo del rimborso delle spese relative ai viaggi d'affari per le organizzazioni commerciali sono determinati da un contratto collettivo o dai regolamenti locali (in conformità con le disposizioni Arte. 168 Codice del lavoro della Federazione Russa).

Nota

La durata effettiva del soggiorno del dipendente nel luogo del viaggio d'affari è determinata dai documenti di viaggio presentati da questo dipendente al ritorno da un viaggio d'affari.

Se un dipendente si reca al luogo del viaggio d'affari e (o) ritorna al luogo di lavoro con un mezzo di trasporto personale (auto, motocicletta), la durata effettiva del soggiorno nel luogo del viaggio d'affari è indicata in una nota, che viene presentata da questo dipendente al ritorno da un viaggio d'affari al datore di lavoro insieme ai documenti giustificativi, che confermano l'uso di questo trasporto per il viaggio verso il luogo del viaggio d'affari e ritorno (lettere di vettura, fatture, ricevute, ricevute di cassa, ecc.) ( comma 7 del Regolamento).

Si ricorda che fino al 01/08/2015 (da tale data le modifiche apportate al Posizione) in caso di invio di dipendenti negli Stati membri della CSI con i quali sono stati conclusi accordi intergovernativi in base ai quali le autorità di frontiera non annotano l'attraversamento del confine di Stato nei documenti di ingresso e di uscita, era necessario rilasciare un certificato di viaggio. Dal 01/08/2015 tale obbligo è stato annullato.

Aggiungiamo: l'invio di un dipendente in viaggio d'affari in paesi non collegati agli stati specificati, e prima di tale data, è stato effettuato per ordine del datore di lavoro senza rilasciare un certificato di viaggio.

Secondo Arte. 26 Disposizioni al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare al datore di lavoro, entro tre giorni lavorativi, un resoconto anticipato degli importi spesi in relazione al viaggio d'affari e ad effettuare il saldo dell'anticipo di cassa rilasciatogli prima della partenza per viaggio d'affari per le spese di viaggio. Al rapporto anticipato sono allegati i documenti relativi all'affitto dell'alloggio, alle spese di viaggio effettive (compreso il pagamento per i servizi di rilascio dei documenti di viaggio e alla fornitura di biancheria da letto sui treni) e altre spese associate al viaggio d'affari. Fino all'01/08/2015 tale disposizione prevedeva anche la necessità di redigere una relazione sul lavoro svolto in trasferta.

Indennità giornaliera durante i viaggi d'affari all'estero

Sono riportate le regole per il calcolo dell'indennità giornaliera durante un viaggio d'affari all'estero paragrafo 17, 18 E 20 Disposizioni.

Secondo questi standard, durante il tempo di viaggio di un dipendente inviato in viaggio d'affari al di fuori del territorio della Federazione Russa, vengono pagate le indennità giornaliere:

quando si viaggia attraverso il territorio della Federazione Russa - secondo le modalità e gli importi previsti per i viaggi d'affari nel territorio della Federazione Russa;
quando si viaggia attraverso il territorio di uno stato estero - secondo le modalità e gli importi stabiliti per i viaggi d'affari nel territorio di stati esteri.

Il giorno dell'attraversamento del confine di stato della Federazione Russa è compreso nei giorni per i quali viene pagata l'indennità giornaliera:

in valuta estera - quando un dipendente viaggia dal territorio della Federazione Russa;
in rubli - quando si viaggia nel territorio della Federazione Russa.

Le date di attraversamento del confine di stato della Federazione Russa sono determinate dai segni delle autorità di frontiera sul passaporto.

Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari nel territorio di due o più stati esteri, le indennità giornaliere per il giorno di attraversamento del confine tra stati vengono pagate in valuta estera secondo gli standard stabiliti per lo stato in cui viene inviato il dipendente.

Se un dipendente si è recato in viaggio d'affari nel territorio di uno Stato estero ed è tornato lo stesso giorno, l'indennità giornaliera in valuta estera viene pagata nella misura del 50% della tariffa delle spese per il pagamento dell'indennità giornaliera, determinata da un contratto collettivo o normative locali per viaggi di lavoro nel territorio di stati esteri.

Pertanto, in un contratto collettivo o in un altro regolamento locale, è possibile stabilire qualsiasi importo di indennità giornaliera e anche differenziare tale importo a seconda del paese in cui viene inviato il dipendente.

In caso di ritardo forzato nel transito, le indennità giornaliere per il ritardo vengono pagate per decisione del capo dell'organizzazione su presentazione di documenti attestanti il fatto di tale ritardo ( articolo 19 del Regolamento).

Esempio 1

Il vicedirettore Kozyrev S.N. (Mosca) è stato inviato in viaggio d'affari all'estero. Prima doveva visitare l'Austria, poi l'Ungheria e tornare a Mosca.

Secondo il contratto collettivo, l'indennità giornaliera dell'organizzazione è fissata per i viaggi d'affari in Russia: 700 rubli; per viaggi d'affari in Austria e Ungheria - rispettivamente 120 euro e 80 euro.

Il 27 marzo 2015 alle 23:20 Kozyrev S.N. è volato in Austria e vi è arrivato il 28 marzo. L'attraversamento del confine della Federazione Russa il 27 marzo è confermato da un segno sul passaporto straniero.

L’importo dell’indennità giornaliera spettante a questo dipendente sarà:

per il 27 marzo (il giorno dell'attraversamento del confine di stato della Federazione Russa quando un dipendente viaggia dal territorio della Federazione Russa) - 120 euro;
per il 28 marzo (giorno di permanenza in Austria) - 120 euro;
per il 29 marzo (giorno di arrivo in Ungheria) - 80 euro;
per il 30 marzo (giorno di permanenza in Ungheria) - 80 euro;
per il 31 marzo (giorno di arrivo in Russia) - 700 rubli.

L'importo totale dell'indennità giornaliera dovuta al dipendente in euro era di 400 euro (120 + 120 + 80 + 80).

Se l'anticipo è emesso in valuta estera

Secondo articolo 10 del Regolamento Quando un dipendente viene inviato in viaggio d'affari, gli viene concesso un anticipo in contanti per pagare le spese di viaggio, l'alloggio in affitto e i costi aggiuntivi legati alla vita al di fuori del suo luogo di residenza permanente (indennità giornaliera). In questo caso l'anticipo può essere emesso in contanti, sia in rubli che in valuta estera.

In virtù di paragrafo 16Disposizioni pagamento e (o) rimborso delle spese del dipendente in valuta estera relative a un viaggio d'affari al di fuori del territorio della Federazione Russa, compreso il pagamento di un anticipo in valuta estera, nonché il rimborso dell'anticipo non speso in valuta estera rilasciato a un dipendente in relazione con un viaggio d'affari, vengono effettuati in conformità con Legge federale n.173‑FZ .

IN comma 1 art. 9 Questa legge, da un lato, stabilisce una regola generale che vieta le transazioni valutarie tra residenti e, dall'altro, prevede eccezioni a questa regola. In particolare, è consentito effettuare transazioni in valuta estera in caso di pagamento e (o) rimborso delle spese di una persona relativa a un viaggio d'affari al di fuori del territorio della Federazione Russa, nonché transazioni in caso di rimborso di un anticipo non speso emesso in relazione con un viaggio d'affari ( pag. 9 pag.1 dell'articolo citato).

Come segue da clausola 2.1 Istruzioni della Banca Centrale della Federazione Russa n.2054-U, l'emissione di contanti in valuta estera a una persona giuridica viene effettuata dal suo conto bancario in valuta estera sulla base di una lettera di ricevuta.

Quando si eseguono transazioni in valuta estera nella contabilità, queste si riflettono nella valuta dei pagamenti e in rubli ( clausola 4,20 PBU 3/2006 “Contabilità di attività e passività il cui valore è espresso in valuta estera”). La conversione della valuta estera presso la cassa dell'organizzazione viene effettuata al tasso della Banca Centrale della Federazione Russa valido alla data della transazione ( clausole 5 - 7 PBU 3/2006).

Accade che il ricevimento del denaro presso la cassa dell'organizzazione da un conto in valuta estera e il suo prelievo dal registratore di cassa come anticipo a un lavoratore distaccato avvengano in giorni diversi. Allo stesso tempo, cambia il tasso di cambio della valuta estera rispetto al rublo. In questo caso si creano differenze di cambio. Queste differenze si verificano anche quando si restituisce parte dell'importo anticipato non speso in valuta estera, se il tasso di cambio alla data di restituzione è diverso dal tasso alla data di emissione dell'anticipo.

Nella contabilità, le differenze di cambio si riflettono in altri ricavi ( clausola 7 PBU 9/99 “Reddito dell'organizzazione”) o altre spese ( clausola 11 PBU 10/99 “Spese dell'organizzazione”), nella contabilità fiscale - come parte del reddito non operativo ( clausola 11 art. 250, pag. 7 comma 4 art. 271 Codice Fiscale della Federazione Russa) o spese non operative ( pag. 5 comma 1 art. 265, pag. 6 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa).

In quale data viene preso il tasso di cambio della valuta estera rispetto al rublo ai fini dell'accettazione delle spese nella contabilità e nella contabilità fiscale?

Secondo clausola 3 PBU 3/2006 la data di una transazione in valuta estera è il giorno in cui l'organizzazione ha il diritto, in conformità con la legislazione della Federazione Russa o con un accordo, di accettare per la contabilità le attività e le passività risultanti da questa transazione.

Per le spese dell'organizzazione in valuta estera relative a viaggi d'affari fuori del territorio della Federazione Russa, questa data sarà quella in cui verrà approvato il rapporto anticipato (appendice al PBU 3/2006).

Le spese espresse in valuta estera vengono ricalcolate a fini fiscali in rubli al tasso di cambio ufficiale stabilito dalla Banca Centrale della Federazione Russa alla data del loro riconoscimento ( clausola 10 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa). Per le spese di viaggio, questa è la data di approvazione della nota spese ( pag. 5 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa).

Pertanto, quando si riconoscono le spese per viaggi d'affari all'estero in valuta estera come spese, non vi sono differenze tra contabilità e contabilità fiscale.

Esempio 2

Il 27 gennaio 2015 è stato prelevato dal conto in valuta estera un importo di 1.000 euro. Lo stesso giorno il denaro è stato dato in acconto al dipendente.

Il dipendente è tornato da un viaggio d'affari il 31 gennaio e il 2 febbraio ha presentato un rapporto anticipato per un importo di 990 euro e ha consegnato valuta non spesa per un importo di 10 euro.

Il tasso di cambio tra euro e rublo stabilito dalla Banca Centrale della Federazione Russa era:

27/01/2015 - 73.5633 rubli/euro;

02.02.2015 - 78.1105 rubli/euro.

Contenuto dell'operazione	Addebito	Credito	Importo, strofina.
27.01.2015
Valuta estera ricevuta dalla banca per l'emissione sul conto	50 pollici*	52	73 563,3
Valuta emessa a un dipendente distaccato per la rendicontazione (1.000 euro x 73,5633 rubli/euro)	71	50-1	73 563,3
02.02.2015
Si riflette l'importo delle spese di viaggio (990 euro x 78,1105 rubli/euro)	26	71	77 329,4
L'importo non speso dell'anticipo è stato restituito alla cassa dal responsabile (10 euro x 78,1105 rubli/euro)	50-1	71	781,1
Riflette la differenza positiva del tasso di cambio derivante dalla conversione valutaria (1.000 euro x (78,1105 - 73,5633) rubli/euro)	71	91-1	4 547,2

*
Sul conto 50 “Cassa” viene aperto il sottoconto “Cassa in valuta estera”. In questo caso, l'analisi viene eseguita per ciascuna valuta utilizzata.

La contabilità fiscale dell'organizzazione rifletterà:

altre spese legate alla produzione e alle vendite - 77.329,4 rubli;
reddito non operativo - 4.547,2 rubli.

Se l'anticipo viene emesso in rubli

Nelle situazioni in cui l'organizzazione non dispone di un conto in valuta estera, può emettere un anticipo in rubli a un dipendente in viaggio d'affari. Il dipendente acquista valuta in modo indipendente presso la filiale competente della banca (ufficio di cambio), il cui cassiere è obbligato a rilasciare a questa persona un documento che confermi la transazione con contanti in valuta estera e assegni.

In questo caso, tutte le operazioni di conversione valutaria effettuate tramite gli uffici di cambio (le corrispondenti divisioni delle banche) dovrebbero essere considerate solo come transazioni tra privati. Al momento dell'acquisto di valuta in contanti (questo fatto deve essere documentato), il dipendente distaccato spenderà una determinata quantità di rubli per acquistare una determinata quantità di valuta per conto di un individuo. Quindi, sul territorio di uno stato straniero, spenderà una certa somma di valuta per alloggi, conversazioni telefoniche e altre spese nell'interesse dell'organizzazione, che saranno confermate dai documenti primari sulle spese.

A questo proposito, sorge la domanda: a quale tasso dovrebbero riflettersi le spese di un dipendente sostenute durante un viaggio d'affari all'estero nella contabilità e nella contabilità fiscale:

alla data di approvazione del rapporto preventivo;
alla data di pagamento degli importi contabili;
alla data in cui il dipendente ha scambiato i rubli ricevuti con valuta estera?

Le autorità di regolamentazione hanno fornito i loro chiarimenti in merito (cfr. Lettera del Ministero delle Finanze russo del 31 marzo 2011 n. 03‑03‑06/1/193 E Servizio fiscale federale della Russia del 21 marzo 2011 n. KE-4-3/4408).

La loro essenza si riduce a quanto segue: le spese dell'organizzazione dovrebbero essere determinate in base alla quantità di valuta spesa dal dipendente secondo i documenti primari al tasso di cambio, che è determinato dal certificato di acquisto di valuta estera da parte della persona specificata. Allo stesso tempo, a causa di pag. 5 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa La data delle spese di viaggio è la data di approvazione del resoconto anticipato.

Pertanto, secondo i funzionari, l'organizzazione compenserà il dipendente per l'importo del suo effettivo costi, ovvero l'importo al tasso indicato nei documenti che confermano l'acquisto di valuta, tenendo conto della vendita del saldo non speso in valuta (riteniamo che a fini contabili tale importo dovrebbe riflettersi nelle spese). E ai fini del calcolo dell'imposta sul reddito, la conversione della valuta in rubli verrà effettuata al tasso valido alla data di approvazione del rapporto anticipato.

Esempio 3

L'organizzazione ha inviato i propri dipendenti in viaggio d'affari all'estero dal 27 gennaio al 31 gennaio 2015.

Lo stesso giorno ha acquistato 1.000 euro presso un ufficio di cambio al cambio di 75 rubli/euro.

Durante un viaggio d'affari, il dipendente ha speso 990 euro, come confermato dai documenti pertinenti.

Al ritorno da un viaggio d'affari, ha cambiato il saldo dell'anticipo di 10 euro presso un ufficio di cambio al tasso di 80 rubli/euro.

L'acquisto e la vendita di valuta estera sono confermati da un certificato bancario.

Il 2 febbraio il dipendente ha presentato un rapporto anticipato di 990 euro (che è stato approvato lo stesso giorno) e ha restituito il saldo in rubli alla cassa.

Il tasso di cambio della Banca Centrale della Federazione Russa al 02/02/2015 corrisponde a 78,1105 rubli/euro.

Un dipendente distaccato ha speso 75.000 rubli per l'acquisto di valuta estera. (1.000 euro x 75 rubli/euro), ricevuto dalla vendita del saldo dell'anticipo di 800 rubli. (10 euro x 80 rubli/euro).

In totale, il dipendente ha effettivamente speso 74.200 rubli. (75.000 - 800). Nella contabilità, questo importo dovrebbe essere riflesso come spese.

Il dipendente dovrebbe restituire 1.800 rubli alla cassa dell'organizzazione. (76.000 - 74.200).

Ai fini del calcolo dell'imposta sul reddito, le spese di viaggio saranno calcolate al tasso di cambio in vigore alla data di approvazione della relazione anticipata e ammonteranno a RUB 77.329,4. (990 euro x 78,1105 rubli/euro).

La differenza costante è pari a RUB 3.129,4. (77.329,4 - 74.200). Il patrimonio fiscale permanente (PTA) sarà di 625,88 rubli. (RUB 3.129,4 x 20%).

Nella contabilità dell'organizzazione verranno effettuate le seguenti registrazioni:

Contenuto dell'operazione	Addebito	Credito	Importo, strofina.
27.01.2015
	71	50	76 000
02.02.2015
	26	71	74 200
L'importo non speso dell'anticipo è stato restituito alla cassa dal responsabile	50	71	1 800
Riflette l’Anp	68	99	625,88

Nelle lettere del Ministero delle Finanze sopra citate ( № 03‑03‑06/1/193 ) e il Servizio fiscale federale ( № KE-4-3/4408) è prevista anche una situazione in cui un dipendente distaccato non può confermare il tasso di conversione del rublo in valuta estera a causa della mancanza di un documento primario per il cambio. In questo caso, l’importo delle spese del dipendente relative al viaggio d’affari soggetto a rimborso da parte del datore di lavoro sarà determinato dall’importo in valuta estera secondo i documenti primari sulle spese. Quindi secondo pag. 5 comma 7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa l'importo delle spese in rubli riconosciute come riduzione della base imponibile per l'imposta sul reddito è stabilito dall'organizzazione ricalcolando l'importo in valuta estera alla data di riconoscimento delle spese, cioè all'approvazione del resoconto anticipato.

Riteniamo che il Ministero delle Finanze intendesse che l'importo del compenso al dipendente sarebbe stato ricalcolato al tasso di cambio ufficiale della Banca Centrale della Federazione Russa alla data di approvazione del rapporto. Ciò significa che non ci saranno differenze tra contabilità e contabilità fiscale.

Esempio 4

Usiamo le condizioni dell'esempio 3. Allo stesso tempo, teniamo presente che il dipendente non ha fornito un certificato di acquisto di valuta e vendita del saldo dell'anticipo.

Nella contabilità dell'organizzazione verranno effettuate le seguenti registrazioni:

Contenuto dell'operazione	Addebito	Credito	Importo, strofina.
27.01.2015
A un dipendente distaccato è stato concesso un anticipo in rubli	71	50	76 000
02.02.2015
Le spese di viaggio si riflettono in base al rapporto anticipato	26	71	77 329,4
La transazione finale è stata fatta con la persona responsabile (77.329,4 - 76.000) strofinare.	71	50	1 329,4

Come si può vedere dall'esempio sopra, il tasso di cambio ufficiale della Banca Centrale della Federazione Russa alla data di approvazione del rapporto anticipato è superiore al tasso al quale la valuta è stata acquistata presso l'ufficio di cambio. Pertanto, un dipendente che non ha presentato un certificato bancario a conferma dell'acquisto (vendita) di valuta riceverà un risarcimento per un importo maggiore di quello effettivamente speso. Ciò significa che in una situazione di crescita costante dei tassi di cambio (che è stata osservata nel paese negli ultimi mesi), è più redditizio per i dipendenti “perdere” i documenti che confermano il tasso di acquisto della valuta, nonché ritardare la presentazione della domanda rapporto anticipato il più a lungo possibile.

Pertanto, le organizzazioni dovrebbero essere vigili in una situazione del genere e non dimenticare uno dei principi fondamentali del riconoscimento delle spese a fini fiscali, stabiliti nella Arte. 252 Codice Fiscale della Federazione Russa Per spese documentate si intendono le spese confermate da documenti redatti in conformità alla legislazione della Federazione Russa. A questo proposito, ricordiamo che secondo Arte. 26 Disposizioni al ritorno da un viaggio d'affari, il dipendente è tenuto a presentare al datore di lavoro un rapporto anticipato sugli importi spesi in relazione al viaggio d'affari entro tre giorni lavorativi .

Approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749.

Le modifiche sono state introdotte con Decreto del Governo della Federazione Russa n. 1595 del 29 dicembre 2014. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo "Le spese di viaggio d'affari devono essere giustificate e documentate", n. 2, 2015.

Legge federale del 10 dicembre 2003 n. 173-FZ "Sulla regolamentazione valutaria e il controllo valutario".

Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 14 agosto 2008 n. 2054-U "Sulla procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti con valuta estera in contanti nelle banche autorizzate nel territorio della Federazione Russa".

Approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 27 novembre 2006 n. 154n.

Approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 05/06/1999 n. 32n.

Approvato con Ordinanza del Ministero delle Finanze della Russia del 6 maggio 1999 n. 33n.

In questi casi, il fatto di acquistare valuta estera da parte di un individuo non si riflette nei registri dell’organizzazione, poiché la conversione della valuta presso l’ufficio di cambio viene effettuata per conto dell’individuo.

Nel 2019 il datore di lavoro fissa autonomamente l’importo dell’indennità giornaliera per un viaggio d’affari. Ma è necessario tenere conto del fatto che i pagamenti possono essere esentati da tasse e contributi solo entro i limiti delle norme. Nell'articolo troverai le norme e le indennità giornaliere per un viaggio d'affari nel 2019 in Russia e all'estero.

Limite di indennità giornaliera per viaggi di lavoro nel 2019

Non esistono disposizioni legali sull'indennità giornaliera durante i viaggi d'affari: ogni datore di lavoro decide quanto pagherà i dipendenti per i viaggi d'affari. L'importo e la procedura di pagamento sono stabiliti nei documenti interni. Ad esempio, nella normativa sui viaggi d'affari (Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749).

Nonostante ciò, è necessario tenere conto del fatto che il Codice Fiscale prevede un'indennità giornaliera massima nel 2019 per il calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche e dei premi assicurativi. L'azienda non deve trattenere tasse e contributi dall'importo del pagamento che non supera i limiti: 700 rubli al giorno per viaggi in Russia e 2.500 rubli al giorno per viaggi all'estero.

Spese di viaggio nel 2019

Oltre alle indennità giornaliere, le spese di viaggio nel 2019 comprendono i pagamenti (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, paragrafo 11 del Regolamento, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749):

spese di viaggio da e per il viaggio d'affari. Compreso il pagamento del viaggio in taxi o altra vettura;
spese di soggiorno - in un hotel o in un appartamento in affitto nel luogo del viaggio d'affari;
altre spese che il lavoratore distaccato ha sostenuto con il permesso del datore di lavoro.

In Russia, nel 2019, le indennità giornaliere vengono prese in considerazione nel calcolo completo dell'imposta sugli utili (comma 12, comma 1, articolo 264 del Codice tributario della Federazione Russa). Come abbiamo notato sopra, le regole riguardano solo il calcolo dell'imposta sul reddito e dei contributi personali.

Per includere l'indennità giornaliera nelle spese, il datore di lavoro deve soddisfare una condizione obbligatoria: confermare la natura produttiva del viaggio e la durata della permanenza del dipendente in viaggio d'affari. Non è necessario richiedere documenti al dipendente per confermare le spese. Gli esperti del sistema Glavbukh hanno parlato in modo più dettagliato di come tenere conto delle indennità giornaliere nel calcolo delle tasse.

Inoltre, il codice non prevede norme per le altre spese di viaggio. Le aziende approvano nei loro regolamenti la procedura per il pagamento delle spese di viaggio nel 2019 (clausola 11 della risoluzione del governo n. 749 del 13 ottobre 2008). Se la società dispone di documenti giustificativi, i costi possono essere presi in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito e delle imposte nell'ambito del sistema fiscale semplificato.

Ordinanza modello per la definizione delle norme sull'indennità giornaliera nel 2019

Indennità giornaliera per viaggi d'affari in Russia

L'importo delle spese giornaliere per i viaggi in Russia nel 2019 dovrebbe essere fissato in un contratto collettivo o in un atto locale. Per evitare confusione con tasse e contributi, puoi rispettare il limite non imponibile: 700 rubli. In un giorno. Dalle indennità giornaliere superiori a questa norma, il contabile tratterrà l'imposta sul reddito personale e conterà i premi assicurativi.

Le spese di viaggio per l'indennità giornaliera nel 2019 in Russia sono pagate ai dipendenti:

per ogni giorno di viaggio d'affari, compresi i fine settimana e i giorni festivi;
per tutti i giorni di viaggio (compresi i giorni di partenza e di ritorno), anche in caso di ritardo forzato.

Per giorno di partenza si intende la data di partenza del trasporto dalla località in cui il lavoratore lavora abitualmente al luogo in cui è stato inviato. Il giorno di ritorno è la data di arrivo del trasporto nella località in cui opera permanentemente. Inoltre, se il trasporto parte o arriva prima delle 24 ore comprese, viene considerato il giorno corrente. Se ciò accade alle 0 in punto, quanto segue.

Esempio di calcolo dell’indennità giornaliera nel 2019

Un dipendente parte per un viaggio d'affari in treno. La stazione ferroviaria si trova all'interno della città.
L'orario di partenza del treno è alle 23:56 del 4 giugno.
Il primo giorno del viaggio sarà il 4 giugno. L'indennità giornaliera per quel giorno viene pagata per intero.

Indennità giornaliera per viaggi d'affari all'estero

L'importo dell'indennità giornaliera per i viaggi d'affari all'estero nel 2019 è fissato dal datore di lavoro in modo indipendente in un contratto collettivo o in una legge locale. Inoltre, per evitare confusione nella contabilità fiscale, le norme sull'indennità giornaliera più spesso utilizzate per i viaggi d'affari all'estero sono le stesse dell'imposta sul reddito e dei contributi delle persone fisiche: 2.500 rubli. Per un giorno. Quindi il contabile non calcolerà l'imposta sul reddito personale e i contributi nel 2019 dall'indennità giornaliera.

Per i dipendenti del settore pubblico esistono standard propri per le indennità giornaliere all'estero (decreto governativo n. 812 del 26 dicembre 2005). Ad esempio, per la Cina, l'indennità giornaliera per un viaggio d'affari dal territorio della Russia al territorio di paesi stranieri è di 67 dollari USA. Per il Kazakistan la dimensione è inferiore: solo 55 dollari.

Viene determinata la data di partenza dalla Russia e di rientro nel Paese per un viaggio d'affari all'estero (clausole 18, 19 del Regolamento, approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749):

per viaggi d'affari nei paesi della CSI, per l'ingresso in cui non viene apposto un segno sul passaporto, - secondo i documenti di viaggio;
per viaggi d'affari all'estero - in base ai segni sul passaporto internazionale che indicano che il dipendente ha attraversato il confine.

Supponiamo che un dipendente si sposti attraverso il territorio russo prima di recarsi all'estero. In questo caso, pagare la diaria secondo la norma per i viaggi d'affari nazionali. Dal giorno in cui attraversi il confine russo, si applicano i limiti di indennità giornaliera per i viaggi all'estero. E dal giorno in cui attraversi il confine russo, applica nuovamente la norma per i viaggi d'affari interni.

Indennità giornaliera per viaggi d'affari di un giorno nel 2019

Il datore di lavoro ha l'obbligo di pagare il viaggio di andata e ritorno e l'alloggio di un dipendente che intraprende un viaggio d'affari per diversi giorni. Per ogni giorno di viaggio è necessario pagare un'indennità giornaliera (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Le regole per il calcolo dei pagamenti per un viaggio d'affari di un giorno sono state esaminate dagli esperti del sistema Glavbukh.

Per un viaggio d'affari di un giorno, rimborsare al dipendente il costo del viaggio. Paga la diaria per un giorno di viaggio d'affari nel 2019 solo se il viaggio è all'estero. Addebitarli non per l'intero importo, ma entro il 50% del limite stabilito per i viaggi all'estero (clausole 11, 20 del Regolamento, approvato con Risoluzione governativa n. 749 del 13 ottobre 2008).

Il dipendente non ha diritto all'indennità giornaliera per viaggi d'affari di un giorno in Russia. L’azienda ha invece il diritto di risarcire le altre spese legate al viaggio. Se lo fai, tale condizione deve essere scritta in un documento aziendale locale. Ad esempio, in un contratto di lavoro o collettivo. Oppure si può emettere un'ordinanza che prevede il risarcimento delle spese dei dipendenti distaccati anziché l'indennità giornaliera. È inoltre necessario indicare gli importi che emetterai ai dipendenti.

Se non si paga l'imposta sul reddito personale e i contributi sull'indennità giornaliera “in eccesso”, le autorità fiscali emetteranno una multa e addebiteranno sanzioni. La multa ammonta al 20% dell'importo che l'organizzazione non ha trasferito (articoli 122, 123 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Viaggio d'affari – invio temporaneo di un dipendente in un'altra città per soddisfare le istruzioni della direzione. Consente a un dipendente di crescere nella scala della carriera, acquisire esperienza e competenze, migliorare le proprie qualifiche, imparare a condurre trattative commerciali e altre opportunità.

Ma oltre a ciò, è formato dal budget di un dipendente in viaggio d'affari, che deve essere risarcito dal datore di lavoro.

Secondo le norme generali del Codice del lavoro, c'è determinati limiti alle spese quotidiane spese eventualmente sostenute durante la lontananza dal posto di lavoro.

Determinazione dell'indennità giornaliera secondo la legge

La definizione ufficiale del concetto di “indennità giornaliera” è contenuta nella legislazione. Secondo le disposizioni, costituiscono indennità giornaliere spese aggiuntive per un dipendente che vive in un altro luogo.

Cioè, quando un dipendente va in viaggio d'affari, il suo stipendio viene trattenuto per intero e il datore di lavoro si impegna anche a compensare le spese sostenute durante il processo di partenza. In pratica, un dipendente può contare sull'indennità giornaliera solo se l'ha spesa in viaggio d'affari più di un giorno, cioè doveva cercare un alloggio per la notte fuori casa.

Il concetto di “indennità giornaliera” comprende diversi gruppi di costo principali:

alloggio in un'altra città associato all'affitto diretto di locali residenziali (affitto di un appartamento, camera, albergo, albergo);
mangiare negli esercizi di ristorazione, acquistare cibo in un supermercato;
viaggio con i mezzi pubblici - nave, treno, autobus, automobile, aereo verso la destinazione, nonché movimento all'interno dei suoi confini e costi per il ritorno in patria;
pranzo di lavoro con i partner, partecipazione a eventi pianificati per migliorare il lavoro dell'azienda in cui lavora il dipendente;
altre spese legate all'adempimento diretto degli obblighi lavorativi.

In pratica spesso si creava confusione su quali spese dovessero rientrare nell’indennità giornaliera e quali invece potessero essere considerate superflue. Se si tengono conto di determinati limiti, questo problema può essere risolto rapidamente.

Viene effettuato il rimborso delle spese giornaliere ogni dipendente che va all'estero. Il loro ritorno implica tenere conto dell'intero tempo in cui il dipendente è in viaggio d'affari. Ciò include non solo i giorni lavorativi dal lunedì al venerdì, ma anche i fine settimana lavorativi, i giorni festivi, compresi i giorni in viaggio, le soste forzate.

Se parliamo di viaggi di un giorno al di fuori dell'area di lavoro, in Russia non vengono compensati. Tuttavia, nell'ambito delle normative locali, il datore di lavoro ha l'opportunità provvedere all'organizzazione questo processo per viaggi simili. Dopotutto, anche se un dipendente lascia per un giorno, sostiene alcune spese soggette a rimborso obbligatorio.

Procedura generale per il rimborso delle spese assomiglia a questo:

quando un dipendente parte per un viaggio d'affari, il datore di lavoro lo informa dei limiti;
il dipendente parte per un viaggio e spende denaro entro i limiti;
al rientro sul posto di lavoro il dipendente fornisce evidenza delle spese (biglietti di viaggio, ricevute);
le spese giornaliere per viaggi d'affari vengono moltiplicate per il numero di giorni trascorsi fuori dal luogo di residenza permanente e vengono pagate insieme alla retribuzione richiesta per questo periodo.

In alcune imprese le procedure per il rimborso delle spese possono essere diverse, ma l'essenza generale rimane la stessa.

Atti normativi

Gli importi generali dei pagamenti giornalieri relativi alle spese di viaggio d'affari sono regolati dal Codice del lavoro, in particolare dall'articolo 168. Secondo questi standard, quando si invia un dipendente a svolgere un incarico, il datore di lavoro si impegna a compensare Spese addizionali.

Secondo la legislazione in vigore dal 1 gennaio 2016, i datori di lavoro, come prima, sono tenuti a pagare tali importi. La loro dimensione è determinata in modo indipendente e successivamente fissata negli atti locali pertinenti dell'organizzazione. Ad esempio, potrebbero trattarsi delle norme sui viaggi d'affari.

Dimensioni in Russia e all'estero

In pratica, ai sensi dell'art. 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa, assunto determinate dimensioni massime, che non implicano la maturazione dell'imposta sul reddito delle persone fisiche.

Se parliamo di spese in Russia, c'è un limite 700 rubli.
Se un dipendente va in viaggio d'affari all'estero - 2500 rubli.

Cioè, se un dipendente è andato in viaggio d'affari da Mosca a Krasnoyarsk e ha speso 1000 rubli al giorno, 300 rubli sono soggetti a tassazione. E se andasse in Europa, potrebbe spendere 2.500 rubli.

Se spendi un importo superiore a questo limite, ad esempio 3.000 rubli, la parte rimanente (500 rubli) è soggetta al pagamento dell'imposta.

Secondo il decreto del governo della Federazione Russa n. 729, esiste regolamentazione della maturazione di tutti i pagamenti di viaggio. Questo documento prescrive anche un importo fisso per le spese giornaliere per i viaggi all'interno della Russia.

Per il 2018 l’indennità giornaliera media per ciascun dipendente è pari a 100 rubli. Questo processo è regolato dal Decreto del Governo della Federazione Russa n. 812. A questo documento è presente un allegato speciale che regola i pagamenti secondo il calcolo per ciascun Paese.

Standard per una gita di un giorno

Secondo la legge, il periodo minimo di viaggio d'affari non regolato. A volte può essere viaggiare per conto di un datore di lavoro un giorno. Dopo l'arrivo il dipendente si impegna a presentarsi per il viaggio.

Il datore di lavoro gli rimborsa tutte le spese, ma questi importi (ad esempio viaggio, vitto) devono essere concordati in anticipo. La legge, come già accennato, lo prevede i miniviaggi non prevedono pagamenti giornalieri.

Ma qui è una questione di coscienza del datore di lavoro: lasciare il dipendente completamente senza soldi, anche se legali, o porgli dei limiti. Se il datore di lavoro prevede comunque di rimborsare al dipendente alcune spese, questo potrebbe essere un importo fisso.

Come calcolare

Succede assolutamente in ogni azienda stabilire le spese giornaliere per i viaggi di lavoro, mentre l'importo delle spese è determinato dalle leggi locali. Se prendiamo in considerazione il calcolo e l'esecuzione di questi pagamenti, c'è diverse caratteristiche chiave.

Un viaggio d'affari lo è viaggio temporaneo di un dipendente in altra città, effettuato sulla base di un ordine scritto impartito dal direttore. Lo stabilisce il decreto del governo regole e procedure generali, in cui il dipendente viene inviato in viaggio d'affari.

Come già notato, le spese associate a un viaggio d'affari comprendono aree quali il viaggio verso il luogo di adempimento degli obblighi, l'affitto di locali residenziali, i guadagni medi durante un viaggio d'affari e le spese di soggiorno aggiuntive consentite dal manager.

Nel 2018 vengono pagate le spese di viaggio giorno di competenza, in conformità con i requisiti del Codice Fiscale della Federazione Russa.

Quali cambiamenti sono avvenuti nel 2018

Le principali novità che hanno interessato questo ambito hanno interessato l'indennità giornaliera per la determinazione della base dei premi assicurativi. Alla base di calcolo non sono compresi i premi assicurativi per gli infortuni. L'importo delle spese di viaggio giornaliere nel 2018 non è soggetto a tasse per un importo di 700 rubli per la Federazione Russa e di 2.500 rubli se il dipendente viene inviato all'estero. Ma se l'organizzazione ha fissato l'indennità giornaliera a 1000 rubli, quindi da 300 rubli. Verrà trattenuta l’imposta sul reddito personale.

La determinazione dello standard per le spese di viaggio nel 2018 è stata effettuata esclusivamente per calcolare la base, che è regolata dal Codice Fiscale della Federazione Russa. Ciò include il premio assicurativo e l'imposta sul reddito.

Disposizioni legislative non proibito stabilire un'indennità giornaliera individuale superiore all'importo limite. In questo caso, le tasse e le spese assicurative vengono semplicemente pagate sull'importo in eccesso.

Ulteriori informazioni sono fornite nel video qui sotto.

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