Una breve lista de verificación para organizar un evento al aire libre

El aire libre es un evento al aire libre. A lo largo de los años, este formato está ganando cada vez más popularidad, ya que permite a los presentes relajarse de verdad y tener muchas emociones. Además, el espacio no limitado el área del local, lo que significa que se abren oportunidades adicionales para los organizadores.

¿Cuándo elegir el formato al aire libre?

No todos los eventos encajarán en el concepto de aire libre, por lo que siempre es necesario sopesar todo "pros y contras" antes de organizar un formato similar. El aire libre se utiliza cuando se necesita crear un ambiente relajado, informal y agradable. Recientemente, se ha utilizado para:

• festivales;
• picnics insta;
• eventos corporativos;
• celebraciones, etc.

Es decir, escala de actividades organizados al aire libre pueden ser diferentes, desde pequeñas celebraciones para un círculo reducido de personas hasta conciertos para varios miles de invitados.

Plan de eventos

Lo primero en lo que pensar al desarrollar un plan de eventos es concepto.

¿Qué tiene de especial tu aire libre que hará que la gente compre entradas sin dudarlo? Por supuesto, si necesitas organizar una fiesta corporativa o un cumpleaños, donde las ventas están fuera de discusión, todo es mucho más fácil. Pero si te estás aventurando en un festival o concierto, ¡debes pensarlo detenidamente! Un ejemplo de un concepto bien elegido es "Courage Bazar"... Cada vez los organizadores ofrecen no solo venir a su mercadillo, sino también a comer, bailar y simplemente pasar un buen rato. El concepto elegido les ayuda en otras acciones: desarrollar un programa, elegir entretenimiento, menús, etc.

• formar un presupuesto;
• elige una ubicación;
• determinar la fecha y hora del evento;
• piense dónde estarán los patios de comidas, los escenarios y los baños;
• invitar artistas líderes;
• determinar el costo de boletos y servicios adicionales;
• asegúrese de encontrar seguridad y una estación médica en caso de que necesite ayuda;
• etc.

¡Atención! Piense en el plan "B" en caso de lluvia.

Si el evento es pequeño, averigüe si será posible reprogramar un evento en la habitación. En el caso de un festival o concierto a gran escala, cuide un número suficiente de carpas y personal que protegerá rápidamente el equipo, los alimentos y los productos del agua. A menudo, cuando empeora el tiempo, los organizadores distribuyen impermeables a la gente. Esto es exactamente lo que hacen, por ejemplo, en el ahora popular festival. Fin de semana Atlas.

Elección de ubicación y soporte técnico

¡Recomendamos prestar especial atención a la ubicación! Debe pensar en la cantidad de invitados que asistirán a su evento y aprovechar esto cuando selección de sitio... Debe contar con espacio suficiente para albergar a todos los participantes, así como la instalación de escenarios, zonas de fotografía, puntos de venta de productos, etc. Además, debe haber un estacionamiento cerca del lugar.

Bueno, y quizás la parte más importante: equipo tecnico... Proporcionar equipos de sonido, iluminación y efectos especiales es una tarea difícil de afrontar para un principiante. En este caso, la mejor opción sería, que proporcionará Renta de equipo y supervisará la calidad de su trabajo en el evento. Si las actividades al aire libre son algo que desea hacer todo el tiempo, es posible que desee considerar comprar todo el equipo que necesita y contratar a un equipo de especialistas técnicos.

Asegúrese de proporcionar una iluminación adecuada por la noche.

Se pueden instalar luces estacionarias en el sitio; esto simplificará la tarea del organizador. Si no hay luces, especifique presencia de enchufes... Si no están disponibles, deberá alquilar un generador para conectar la electricidad.

Comidas al aire libre

A la hora de organizar una fiesta de empresa o cumpleaños al aire libre, puedes pedir catering y negociar el menú con el cliente, teniendo en cuenta sus preferencias. En un festival o concierto al aire libre, debe tener cuidado elegir empresas y personas que venderán comida a los visitantes. Deben tener licencia para vender comida o alcohol y deben tener registros médicos. De lo contrario, puede tener problemas con la policía.

Y, por supuesto, unas palabras sobre seguridad. En primer lugar, ella es necesaria! Especialmente si se espera una gran cantidad de visitantes al aire libre. en segundo lugar x, debe ser profesional! A menudo, los propietarios de la ubicación pueden recomendarle una empresa que brinde seguridad para otros eventos que se organizaron anteriormente en el sitio. Puede valer la pena escuchar las recomendaciones positivas, porque de esta manera se asegurará de que los guardias estén trabajando y no relajándose con los visitantes.

En conclusión, digamos que el aire libre es uno de los formatos más populares en estos momentos. La organización de tales eventos requiere la máxima profesionalidad; debe tener en cuenta detalles del trabajo en espacios abiertos, una variedad de contingencias y mucho más. Por lo tanto, esperamos que nuestra pequeña lista de verificación lo ayude a evitar molestias innecesarias y que su evento se lleve a cabo de la mejor manera.

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Relación contractual

"Invasion" apareció en la vida de Matveyev en 2000, cuando la empresa Live Sound Agency, donde trabajaba, decidió probar suerte en la organización de conciertos. En la década de 1990, Live Sound, que ganaba dinero alquilando equipos de audio, se convirtió en uno de los más grandes de su segmento en Rusia. Su fundador, Yuri Sokolov, y su director general, Andrei Matveev, conocieron a muchos artistas famosos y viajaron por todo el país. Y Matveev ya tenía experiencia en la venta de entradas. Como estudiante, a finales de los 80 organizó la entonces famosa "Disco MAI". “No le dimos nada a la universidad, las autoridades no estaban interesadas en nosotros. El boleto cuesta tres, luego cinco rublos. Y vendimos 1000 boletos cada uno ”, dice el empresario.

La primera "Invasión" fue organizada en 1999 en la Casa de la Cultura de Moscú Gorbunov por el creador y productor general de "Nuestra Radio" Mikhail Kozyrev. El contratista fue la corporación de producción de Rice Lis, que llevó a cabo los Maksidroms en el complejo deportivo Olimpiyskiy, Matveyev y Sokolov proporcionaron sonido y luz. Hay dos hipótesis sobre a quién se le ocurrió la idea de sacar el festival a la calle. Según uno, la iniciativa vino de Vladimir Meskhi de Rice Lis. Por otro lado, la idea fue propuesta por Kozyrev. En cualquier caso, nadie inventó la bicicleta: "Invasion", explica Matveyev, sigue el modelo del Glastonbury británico, un festival multiformato que existe desde la década de 1970 y cuyo núcleo es la música rock.

Zemfira, "King and Jester", "Chaif", "Agatha Christie", Garik Sukachev y otras estrellas de rock fueron invitados a "Invasion-2000" en Ramenskoye, cerca de Moscú. Nashe Radio consideró el festival como su propia "promoción" y trabajó con los artistas a modo de trueque: actuaron sin cobrar y la estación de radio tocó sus canciones. Sin embargo, el primer festival al aire libre de Matveyev y Sokolov terminó en un fracaso financiero.

Pero la "Invasión-2002" de dos días en el mismo Ramenskoye no se parecía en nada al primero. El clima era favorable, los boletos costaban 150 rublos, por lo que los visitantes se fueron a casa a pasar la noche y regresaron, pagando nuevamente la entrada. “Vendimos toda la cerveza, todos los souvenirs, toda la comida. Emocionalmente, fue una historia cumbre ”, recuerda con placer Andrei Matveev. Según las estimaciones de Forbes, los ingresos del festival por la venta de entradas ascendieron a 30 millones de rublos. Matveev no confirma ni refuta esta cifra.

Hasta mediados de la década de 2000, sus acuerdos con Nashe Radio eran en realidad orales. La estación no solicitó regalías ni regalías por usar la marca. Pero surgieron problemas de otro orden: con las autoridades regionales. Poco antes de la supuesta apertura de Invasion-2003, tuvo lugar un ataque terrorista en el festival Wings. Según Matveyev, el gobernador de la región de Moscú, Boris Gromov, puso una barrera al "Nashestvia": "Intentamos salir con él, Nemtsov preguntó por nosotros, encontraron a los vecinos de Gromov en su casa de campo, nada funcionó". Como resultado, Mikhail Kozyrev dirigió el festival en el aire de Our Radio.

Fue posible resolver el problema con el sitio gracias al candidato a gobernador de la región de Tver, Dmitry Zelenin, para quien Matveyev organizó una ronda preelectoral. Convertido en el jefe de la región, Zelenin invitó a "Invasión" al pueblo de Emaús. Aunque el organizador tenía contratos con marcas de consumo, el festival, a un costo de alrededor de $ 1 millón, no generó más de $ 100,000 en ganancias. Según Matveyev, ganó mucho dinero en eventos para marcas de consumo, por lo que pudo darse el lujo de "agotarse" en el festival. Y luego el dueño de Nashe Radio intervino en la historia.

Divorcio y paz

En febrero de 2005, el holding News Media anunció la destitución de Mikhail Kozyrev del puesto de productor general. "Invasion-2005" fue de acuerdo con el esquema anterior, pero luego los acuerdos verbales entre Matveyev y "Nashe Radio" sobre la organización del festival se fueron al infierno. “A todos les parecía que estábamos ganando demasiado. Nos filtraron, pero, por otro lado, no hubo acuerdos formales ”, recuerda con pesar el empresario.

El festival se ha dividido en dos. Matveev y sus socios organizaron "Emaús" con una composición similar de participantes. Por primera vez, el empresario tuvo que pagar a rockeros para que aparecieran en su festival, desde $ 5,000 para un artista joven hasta $ 30,000 para una estrella. De hecho, hubo una guerra de precios con "Our Radio", que estaba haciendo "Invasion" en la región de Ryazan por su cuenta con una diferencia de dos semanas.

Solo se vendieron 4.000 entradas para Emaús 2006. La pérdida ascendió a una seria suma de $ 300.000 para la empresa de Matveyev. “Resultó que nosotros, como organizadores, no somos conocidos por nadie y no somos necesarios”, admite el empresario. - Emaús no es la Meca, el público necesita Nuestra Radio e Invasión. Además, teníamos los mismos artistas ”. Organizó Emaús junto con Leonid Landa, natural de Rice Lis, uno de sus socios actuales.

Nuestra radio, sin embargo, tampoco tuvo suerte. Llovía, había muchos espectadores, la organización era mala y todo esto se convirtió en quejas masivas de los visitantes. Se planeó que la próxima "Invasión" se llevara a cabo en la región de Vladimir y fue cancelada. Como se informó, debido a problemas organizativos.

Las partes entendieron que todos estaban perdidos y alguien tenía que dar el primer paso. En diciembre de 2007, Matveev vino a Nashe Radio para poner. Como resultado, firmó un acuerdo de licencia con la estación de radio, que incluía un pago fijo por la marca Nashestvie (varios millones de rublos) y un porcentaje de las tarifas de patrocinio. Pero C.A.T. (La nueva empresa de Matveev) acumuló solo 3 millones de rublos. Y luego llegó el momento de la verdad. Andrey Matveev descubrió que el público iba a "Invasión", a pesar del mal tiempo y las entradas caras, cuyas ganancias, según los cálculos de Forbes, superaron los 80 millones de rublos. El festival de tres días, según el empresario, trajo, aunque no significativo, pero beneficio.

“El éxito de cualquiera de los festivales de Moscú depende de los artistas principales. A excepción de Invasion, comenta Yuri Saprykin, ex editor en jefe de Rambler-Afisha y director creativo de Afisha Picnic. "Hay una audiencia absolutamente leal, decenas de miles de personas están listas para ir a Nashestvie, porque están seguras de que quien necesite actuar allí estará allí". La lealtad de la audiencia creció, pero el interés de los patrocinadores, por el contrario, disminuyó. Durante la crisis de 2008, las grandes empresas recortaron sus presupuestos de marketing. Y cuando la actividad empresarial se recuperó, la situación no mejoró.

Contabilidad del festival

El portavoz de Coca Cola, Vladimir Kravtsov, dice que la compañía anteriormente suministraba sus bebidas a Nashestvie, pero no recibió ofertas de patrocinio y no mostró su propia iniciativa. “Tratamos de apoyar proyectos en los que la gente se tome un descanso del bullicio de la ciudad en un ambiente relajado”, señala. - El foco principal de Invasion es la música, cabezas de cartel. El entorno está cargado de emociones, por lo que es bastante difícil realizar promociones allí. Sprite solía lanzar CD con rock ruso. Pero BG, Kino y Shevchuk permanecieron en la generación de personas que ahora tienen más de 40 años, y el público objetivo de Coca Cola es de 18 a 25 años ".

Los ingresos de "Invasión" están formados aproximadamente en un 75% por la venta de entradas, un 15% - por contratos de patrocinio y un 10% - por pagos por alquiler de plazas de aparcamiento, carpas y puntos de venta de souvenirs y bebidas. El antepasado, C.A.T. alcanzó mil millones de rublos, la mitad trajo festivales, la mitad - recitales y giras. Además de Invasion, Matveev y sus socios también han realizado Dobrofest desde 2010; solo ahora se ha vuelto rentable. Pero en 2014, tanto los ingresos totales de la compañía como los ingresos por festivales (la compañía tiene más proyectos únicos) se redujeron a la mitad.

Rentabilidad retrasada

¿Qué está pasando en el mercado de la música rusa al aire libre? "Manor Jazz" es uno de los festivales más visitados y, al mismo tiempo, apenas llega a fin de mes. Los ingresos del festival de junio de dos días en 2015 ascendieron a 40 millones de rublos, de los cuales dos tercios provinieron de la venta de entradas y el resto de patrocinadores. El organizador, la agencia ArtMania, contó con un subsidio del Departamento de Cultura de Moscú por un monto de 20 millones de rublos, pero no lo esperó y terminó con una pérdida de 2 millones de rublos. En lugar de las 40.000 entradas previstas, solo se vendieron 12.000. “En 2012, entramos en territorio negativo y vivimos a crédito durante un año, y saldamos la deuda solo el próximo año”, confiesa Maria Semushkina, CEO y fundadora de ArtMania ( la agencia realiza varios festivales de jazz y música étnica). - El año pasado recibimos una ganancia de 10 millones de rublos del Jazz Estate, y esto nos permitió sobrevivir hasta el invierno. Luego tuve que pedir un préstamo y esperar el verano ".

La situación con la rentabilidad de Afisha Picnic tampoco está clara (55.000 visitantes en 2008, unos 40.000 en los últimos años). Afisha Picnic todavía no es un negocio y existe solo porque es una herramienta para promover una empresa de medios, por lo que puede existir con una rentabilidad cercana a cero, dijo a Forbes una fuente familiarizada con la situación en Rambler & Co, propietaria de Afisha. ". - Un gran número de personas que organizan el festival trabajan durante todo el año en la estructura de Afisha. No hay planes para hacer una fortuna con esto y nunca lo ha sido ".

El negocio de los festivales en Rusia está influenciado no solo por el clima, el estado de ánimo de la audiencia y los planes de los artistas, sino también por las decisiones administrativas. Las grandes reuniones musicales parecen sospechosas a las autoridades locales. Confirmación de esto es la historia del festival de Kubana, que fue expulsado primero de Kuban, luego de la región de Kaliningrado, y ahora está tratando de afianzarse en el extranjero, en Riga. Los organizadores de "Invasion-2015" se han asegurado el apoyo del más alto nivel.

Aspectos técnicos destacados

“Este año contamos con el apoyo de cuatro ministerios: el Ministerio de Cultura, el Ministerio del Interior; están enviando unos 4.000 empleados que garantizarán el orden y la seguridad de los espectadores, el Ministerio de Situaciones de Emergencia y el Ministerio de Defensa”, Alexander Shkolnik. , Dijo el presidente en la conferencia de prensa Invasion-2015 Multimedia Holding (la compañía es propietaria de Nash Radio desde 2010).

Por primera vez, el Ministerio de Situaciones de Emergencia llevó su equipo especializado al Bolshoye Zavidovo de Tver, el Ministerio de Defensa, según la tradición, lanzó una exposición de equipo militar, desde el histórico T-34 y Katyusha hasta el más nuevo Pantsir-S anti -complejo de aeronaves. Como antes, se organizaron clases magistrales de fuerzas especiales y un espectacular aterrizaje en paracaídas.

La acción "¡Juntos somos poder!" GATO. lleva realizando conjuntamente con el Ministerio de Defensa desde 2013. “Los oponentes dicen: La“ invasión ”existe porque hay tanques. ¡Esto es una tontería ridícula y total! - Andrey Matveev está indignado. - Ninguna de las autoridades nos obligó a hacer nada. La presencia del Ministerio de Defensa es nuestra iniciativa. Tengo una educación en aviación, fui el iniciador de vuelos de equipos acrobáticos en "Invasion" en 2009. Tuvimos que pasar por los círculos del infierno: a través de amigos en la Duma del Estado, escribieron cartas al Ministerio de Defensa, pagaron 3 millones de rublos por queroseno. Y vimos que al público le gustó el espectáculo militar ”.

Matveyev ya no necesita pagar por el queroseno (como él dice, el propio ministerio vio un componente de corrupción en esto). El patrocinio de las autoridades locales, continúa, reside en la lealtad y el trabajo profesional de la administración: el festival se ha convertido en el sello distintivo de la región de Tver. “Todos en la empresa ya tenemos menos de 50 años o más, cada uno de nosotros tiene amigos que ahora trabajan en el Ministerio del Interior, el Ministerio de Defensa, en la administración de las regiones de Moscú y Tver. Recibimos un apoyo de camaradas, esta no es una relación financiera ”, explica el CEO de C.A.T.

Especialmente para Nashestvia-2015, Russian Railways extendió las rutas de varios trenes e introdujo trenes adicionales al lugar. El sitio del festival se duplicó a 200 hectáreas para acomodar a unos 180.000 invitados. El patrocinador principal y proveedor exclusivo de cerveza fue la marca Zhiguli, cuyo logotipo se combinó temporalmente con el logotipo de Nashestvie. Como explicó Forbes en la Moscow Brewing Company, que produce Zhiguli, el monto del contrato en rublos es una cifra con seis ceros.

El presupuesto del evento, según Matveyev, ascendió a un récord de 150 millones de rublos. No se ha realizado ningún cálculo de ingresos y el titular del C.A.T. mientras habla de ellos con mesura: “Quizás esta sea la edad, por supuesto, pero es difícil estar constantemente en un estado de estrés. Muy bien, obtendría una buena ganancia. Y montas una exhibición, y nadie te llama porque alguien se rompió una pierna en el evento, y la policía no exige con urgencia que se resuelva algún problema ".

La organización de exposiciones es una nueva fuente de ingresos para C.A.T. En febrero de 2014, la compañía inauguró la exposición Titanic: How It Was en Moscú. Duró un año y en términos de ingresos fue igual a una "Invasión". Habiendo vendido 200,000 boletos, Matveev y sus socios obtuvieron una ganancia de alrededor de 20 millones de rublos. En septiembre del mismo año, llevó una exposición internacional "Secretos del cuerpo" a Moscú durante cinco meses. Recientemente, Matveyev acordó con los propietarios de la marca World of tanks organizar un festival temático con equipo militar de museo y no museo; el evento se llevará a cabo este otoño en la región de Moscú.

“Muchos grandes festivales son cabezas de cartel. El camino no es prometedor, porque los artistas de alto nivel son extremadamente caros, hay muy pocos y tarde o temprano terminarán, dice Yuri Saprykin. - Los festivales que atrapan al público no solo por los nombres geniales, sino también por otros puntos de atracción, por ejemplo, una aventura psicodélica, como el festival Outline, o un ambiente de parque burgués, como el Jazz Estate, se sentirán mucho mejor. No obtendremos nuestro propio Glastonbury o Sonar en un futuro cercano, porque no hay empresas profesionales o patrocinadores que estén dispuestos a gastar el dinero necesario para esto ".

C.A.T., que trabaja con docenas de celebridades, en realidad no parece una empresa adinerada. Una modesta oficina en el edificio del complejo deportivo olímpico, una puerta de entrada de hierro con timbre, mobiliario sencillo. Su CEO no parece un promotor exitoso: jeans, sandalias y una completa falta de presunción. A pesar del trabajo estresante y la baja rentabilidad, todavía no ha abandonado el negocio de los festivales. Yendo a la "Invasión-2015", Andrei Matveev señala: “Ya lo entiendo todo, he leído el libro. Ahora el festival solo necesita ser operado correctamente ".

Wacken al aire libre (W: O: A) Es el festival de música metal más grande del mundo, que se celebra anualmente en la pequeña ciudad de Wacken, en el norte de Alemania. Wacken es la reunión más importante y popular de metalistas de todo el mundo. En 2006, el número de visitantes a este evento superó los 60.000.

Por primera vez, el festival se realizó en 1990, con la participación de grupos locales poco conocidos, pero cada año la popularidad creció y en 1998 Wacken se convirtió en un festival europeo y luego de clase mundial.

Wacken Open Air se lleva a cabo a principios de agosto de cada año y tiene una duración de tres días. Se configuran cuatro escenarios en los que actúan más de 70 grupos diferentes.

Aire libre es un evento al aire libre. No se necesita mucho trabajo para explicar la popularidad de varios espacios al aire libre en todo el mundo. Aún así, no hay mucha gente entre nosotros a la que no le guste el aire puro, el sol, la comunicación, la buena música y el baile.

Pero organizar un verdadero aire libre no es fácil. ¿Quizás por eso no echó raíces de inmediato en Rusia? Aunque en los ochenta les gustaba organizar festivales, normalmente todo se reducía a un escenario sencillo: una decena de bandas de rock amateur tocaban el mismo tipo de melodías, y después se repartían cartas y souvenirs. Bueno, no había rastro de esa energía cargando a las masas, que es inherente a un verdadero aire libre.

Aire libre

El primer festival de rock, que recuerda el espíritu moderno al aire libre, es considerado por muchos como "Rock-Panorama-1986", que tuvo lugar en Podolsk. Y que este festival tenga lugar en el escenario de verano del parque, es importante al menos que esta sea la primera experiencia de celebrar un verdadero aire libre en Rusia. Luego en Podolsk actuaron las reconocidas estrellas del rock nacional: "DDT", "Zoo", "Nautilus Pompilius". Más tarde, los aficionados a la música electrónica se enamoraron de los espacios al aire libre. Bueno, ahora los amantes de todos los estilos musicales se han dado cuenta de que hay un aire libre para todos.

Hoy en día, los "eventos al aire libre" son amados en diferentes partes de Rusia. La escala del aire libre puede ser muy diferente: desde una fiesta corporativa hasta un gran festival. Lo único que queda en común es aire puro y pasar un buen rato.

Celebrar un aire libre a gran escala suele requerir mucho trabajo, por lo que es justo recibir medallas, así como mucha paciencia y optimismo. En primer lugar, debe obtener muchos permisos diversos: de la policía, de la administración, de los bomberos y de la estación sanitaria y epidemiológica. Es necesario encontrar un sitio adecuado y preparar el escenario (hay una regla tácita: cuanta más gente se espera, más alto es el escenario). Es necesario llegar a un acuerdo con los ingenieros de iluminación y sonido, preparar una pista de baile y carpas en caso de lluvia, no olvidarse de las pantallas de proyección y, finalmente, encontrar una seguridad decente para que todos estos trabajos preparatorios no se arruinen incluso antes de la inicio del festival. Y luego, reza para que no llueva. Aunque los organizadores suelen tener un "plan B" preparado de antemano en caso de lluvia, los caprichos del clima pueden negar la belleza del aire libre.

Sí, prepararse y mantener el aire libre es problemático. Pero al mismo tiempo, por supuesto, es rentable y seguirá siendo rentable durante muchos años. Por qué es fácil de explicar. Sí, simplemente porque mucha gente ama el sol y el aire puro, la comunicación y el entretenimiento, la música y el baile ...
Adicionalmente

Quizás, muchas personas recientemente escuchan a menudo una palabra como al aire libre. Traducido literalmente, la expresión significa "fiesta al aire libre". Los eventos de este tipo están ganando cada vez más popularidad y existen varias razones específicas para ello. Después de todo, debe estar de acuerdo, es muy bueno salir de la ciudad, a la playa o al bosque, como parte de una compañía grande y amigable, para bailar y divertirse toda la noche. Y si está planeando un cumpleaños o una fiesta de bodas, entonces la decisión de realizarla al aire libre sería perfecta. A menudo, se necesitan toldos inflables de escenario para tales fiestas, especialmente cuando se trata de unas vacaciones para un niño. Por lo tanto, los toldos inflables se pueden comprar hoy a bajo costo sin problemas y asegúrese de que su fiesta estalle con fuerza.

1. Si no tienes experiencia en la realización de este tipo de fiestas, entonces es mejor no emprender un gran proyecto de inmediato. En su lugar, debe comenzar con fiestas pequeñas, durante las cuales podrá resolver todos los puntos organizativos y probar diferentes esquemas de administración de invitados. Recuerde, es bastante arriesgado ir a una fiesta con cientos de invitados.

2. Cuando la decisión de realizar un open-air ya se haya tomado con firmeza, se debe pasar a la siguiente etapa, que a su vez incluye tres más: el concepto, plan y modelo de negocio del evento. El primer momento significa una decisión clara sobre por qué se llevará a cabo la fiesta, cuál es su entusiasmo y cómo se atraerá a la gente. El segundo punto también es muy importante, es decir, pensar en todo el evento literalmente hasta el más mínimo detalle, incluidos los temporales. Y, finalmente, el tercer punto, que será relevante solo para ese evento rentable. Aquí es necesario calcular todos los gastos e ingresos para no quedarse con pérdidas.

3. Otra etapa igualmente importante es la elección de un lugar, un sitio para un encuentro. Esto debe implementarse teniendo en cuenta el número de invitados y sus automóviles. Hablando de eventos a gran escala, aquí también debe dejar lugares separados para el escenario, la pista de baile, lugares para la recreación activa y pasiva. Ideal si hay un cuerpo de agua cerca. Cuando el sitio ya ha sido seleccionado, es necesario coordinar el aire libre planificado con la administración. Y hacerlo de acuerdo con todos los requisitos legales.

4. La posición principal en términos de organización al aire libre es, quizás, el apoyo técnico. Después de todo, ¿qué tipo de fiesta se celebra sin ruidos fuertes, luces brillantes y efectos especiales inolvidables? Completar esta etapa no es tarea fácil y es muy responsable. En general, solo hay dos opciones: contratar una empresa especializada en el alquiler de dichos equipos, o alquilar / comprar todo lo necesario, si los planes incluyen la realización regular de dichos eventos.

5. El entretenimiento es una parte integral de cualquier fiesta, especialmente al aire libre. No se trata solo de brindar la oportunidad de jugar bádminton o juegos de computadora, esto solo funcionará con una fiesta en casa. Para un evento a gran escala, se requiere algo más presentable en forma de artistas profesionales, músicos, DJ y presentadores.

6. Otro punto importante que no debe olvidarse es la nutrición. Nadie va a estar en una fiesta por mucho tiempo si no hay comida allí. Y bebidas. Aquí nuevamente surge el aspecto legal: se requiere una licencia, incluso si estamos hablando de barras de chocolate comunes. ¿Qué podemos decir sobre el alcohol? Perder de vista esto significa admitir la mala organización del evento.

Llevar a cabo una misión al aire libre no es fácil y requiere mucha fuerza, paciencia y dedicación. Pero los invitados satisfechos y agradecidos seguramente lo compensarán todo. Después de todo, alguien acaba de nacer para ser un animador de este tipo de lugares de reunión. ¡Y deja que tu aire libre sea inolvidable!

Open Air es un evento cultural al aire libre que puede atraer a un gran número de personas a este evento. La preparación profesional y celebración de Open Air solo puede ser realizada por el equipo que ha realizado repetidamente estos eventos de varios niveles y complejidad.

La organización del aire libre está directamente relacionada no solo con los feriados y festividades en toda la ciudad, sino también con las fiestas corporativas privadas con elementos de team building.

La agencia CONCEPT está lista para albergar un evento de cualquier formato y con cualquier número de participantes:

Celebraciones bajo techo al aire libre;

Fiestas corporativas privadas para el equipo;

Fiestas al aire libre con un número orgánico de visitantes;

Fiestas con entrada gratuita.

Para que un evento cultural en formato Open Air se lleve a cabo al más alto nivel, todos los aspectos organizativos que son de nuestra competencia serán cuidadosamente estudiados, elaborados y preparados. Lo único que estará fuera de control en este evento a gran escala es el clima.

Características de los eventos al aire libre
Si hablamos de los beneficios de las grandes fiestas al aire libre, la ubicación del evento en sí sigue siendo un hecho indiscutible. Después de todo, la infraestructura natural será la mejor decoración en este caso (playa de mar, hermoso parque, franja costera de un lago o río, etc.).

Dado que este evento no se limita a las paredes del establecimiento, no hay que preocuparse por la ventilación o el aire acondicionado.

Las fiestas en formato Open Air abren la oportunidad de decorar las vacaciones con un espectáculo pirotécnico o láser original. El espacio territorial permitirá, en el marco de un evento, organizar varios mini-eventos, concursos, programas de espectáculos, campos deportivos, atracciones y otros entretenimientos.

Antes de iniciar la organización de Open Air, es importante obtener los permisos necesarios para la realización de un evento a gran escala de la administración municipal o regional, así como de los servicios sanitarios. Para que esta fiesta salga bien y sin problemas, se necesitan habilidades organizativas. Esto incluye el encuentro y reasentamiento de artistas, músicos, DJs. Cuidando su mudanza y alimentación, instalación de equipos de sonido y mucho más.

Si la celebración de eventos a gran escala al aire libre está relacionada con una fiesta, festival o reunión infantil, este evento debería parecerse a un viaje fabuloso con varios concursos y números. Si estamos hablando de una fiesta corporativa, tal evento puede tener elementos de formación de equipos, lo que fortalecerá las relaciones dentro del equipo.